Quelle démarche et quel contenu pour l’auto-évaluation ?

L’auto-évaluation d’une institution d’Enseignement supérieur ou
de recherche est son image à un instant donné, captée par l’ensemble
de ses acteurs. C’est donc un travail qui ne peut être que collectif et
qui implique :

• La prise de décision par le responsable de l’institution en
  concertation avec son équipe de direction.
• la mise en place du Comité de pilotage de l’auto-évaluation
• La nomination d’un responsable du Comité de pilotage qualifié
  pour guider l’auto-évaluation.$
• La préparation de l’auto-évaluation.
• Le déroulement du processus.
• Le recueil des informations.
• L’analyse et la synthèse des informations.
• La rédaction du rapport d’auto-évaluation.
• La validation du rapport.
• La diffusion du rapport.
• la mise en application des éléments de correction relevés par le
  rapport et/ou la décision d’aborder une évaluation externe, une
  demande d’accréditation/ certification ou de concevoir un plan
  stratégique.

N.B. Dans le cas où le responsable de l’institution le souhaite, , il peut faire appel à un expert extérieur dont le rôle sera d’accompagner le président du Comité de pilotage. La présence d’un expert externe peut avoir un impact « psychologique » pour une première auto-évaluation dans une institution.

Importance de la communication pour la réussite de l’auto-évaluation

Ne pas oublier de :
• sensibiliser les parties prenantes à cette démarche au tout début du processus
• faire une ouverture solennelle pour l’auto-évaluation (lancement officiel)
• multiplier les échanges en cours de processus (recueil des amendements)
• communiquer sur l’état d’avancement de l’auto-évaluation(restitution partielle)
• faire une diffusion interne commentée du rapport d’autoévaluation
• envisager éventuellement une diffusion plus large (presse, partenaires, …)

La préparation de l’auto-évaluation

• Le choix du périmètre de l’auto-évaluation

L’auto-évaluation consiste à comparer les pratiques en œuvre dans
l’institution avec les « normes » définies par les référentiels qualité. Le responsable doit préciser quelles actions (domaines,
champs, etc.) de son institution il désire mesurer à l’aune des normes
considérées comme repère d’un fonctionnement idéal.
Ce choix stratégique peut concerner les trois grands domaines
globalement ou séparément :

• offres de formation ;
• programmes de recherche ;
• évaluation institutionnelle.

Le choix doit tenir compte des objectifs spécifiques suivants :

• avoir un cliché instantané ou bilan du fonctionnement de l’institution par rapport aux critères des référentiels qualité ;
• faire le point sur la qualité des offres de formation ou de la recherche ;
• préparer l’institution pour une évaluation externe ;
• préparer une accréditation/certification de sa gouvernance, de ses offres de formation ou de sa recherche, de ses écoles doctorales ou de ses masters ;
• préparer un dossier de réponse à un appel d’offre scientifique ;
• concevoir un plan d’actions ou un plan stratégique ;

Constitution et  validation d’un tableau codifié de collecte des preuves

Pour remplir ce tableau les acteurs seront amenés à regrouper comme preuves les documents et les informations disponibles.

• Le mode d’exploitation des résultats

Il est de coutume de produire deux (2) documents à la fin de l’auto-évaluation:
1- le rapport d’auto-évaluation (RAE) incluant l’analyse SWOT
2- le recueil des « textes fondamentaux » de l’institution et des composantes comportant les décrets, arrêtés, manuels de procédure, procès-verbaux, etc., les régissant et constituant autant de preuves.

Mise en place du comité de pilotage

Les membres du Comité de pilotage doivent être choisis parmi des personnes disponibles fortement impliquées dans le processus et représentatives des différentes composantes de l’institution.

L’idéal serait qu’elle ait en plus une fonction qui lui donne autorité sur la communauté de l’institution (vice-président/recteur; directeur adjoint; vice-doyen, directeur d’un institut ou d’une école doctorale,…).

Une formation doit être envisagée pour les membres du Comité de pilotage et pourra être assurée par un expert externe.

Le Comité de pilotage peut s’appuyer dans sa démarche d’autoévaluation sur une cellule d’assurance-qualité externe.

Les responsabilités des acteurs pour une auto-évaluation réussie

• Le Responsable de l’institution : Il décide de l’auto-évaluation, nomme le Comité de pilotage et met à disposition la logistique.
• Le Comité de pilotage : Il gère toutes les activités de l’auto-évaluation, assure les formations techniques nécessaires, diffuse l’information, et
  produit le rapport d’auto-évaluation.
• Le Président du Comité de pilotage: Il a la responsabilité de l’auto-évaluation et répartit les tâches entre les membres.
• Les Membres du Comité de pilotage: Ils assurent chacun les tâches spécifiques qui leur sont confiées par le président sur des composantes précises de l’autoévaluation et font le lien avec les cellules d’auto-évaluation des entités.

Exemple d’une composition d’un Comité de pilotage pour une auto-évaluation institutionnelle

• Le Président du Comité de pilotage
• Le Vice-président
• 01 Représentant des services administratifs centraux (Secrétaire général ou Agent comptable)
• 01 Représentant du conseil d’administration ou du conseil scientifique et pédagogique
• 03 Représentants du corps enseignant (un par grade )
• 02 Représentants du personnel administratif, technique et des services
• 03 Représentants des étudiants (un par niveau : Licence,Master et doctorat)
• Représentant des partenaires de la société civile ou entreprises